Dokument Management System – Definition
Ein Dokument Management System, auch DMS genannt, ist eine Software, welche bei der Verwaltung, Archivierung und Bereitstellung von Dokumenten in digitaler Form behilflich ist. Ein DMS kann sowohl von Privatpersonen als auch von Unternehmen verwendet werden und soll die Zugänglichkeit von internen Dokumenten vereinfachen. Mit einem Dokument Management System ist es möglich, große Mengen an Schriftstücken und unternehmensrelevanten Dokumenten zu digitalisieren sowie bestimmten Personen den Zugriff oder die Bearbeitung dieser Dokumente zuzuweisen.
Wie funktioniert ein Dokument Management System?
Die Hauptfunktionen eines DMS lassen sich leicht erklären. Von Mitarbeitern gescannte bzw. eingehende Dokumente werden digitalisiert und an ein zentrales Netzwerk gesendet, von wo aus sie jederzeit erreichbar sind und archiviert werden. Sogenannte Metadaten von unternehmensrelevanten Dokumenten oder Dateien werden in einer Datenbank gesammelt. Diese Metadaten können z. B. die Art des Dokuments, Erstellungsdatum, spezifische Texte/Inhalte oder Schlagworte sein. Das Dokument Management System kann nach Belieben konfiguriert werden, sodass individuelle Dokumente zusammenhängend hinterlegt werden.
Jedes Dokument Management System verfügt über viele verschiedene Module, welche einzigartige Funktionen bieten:
- Dokumenteigenschaftssuche
- Online Notizen für Dokumente
- Wiedervorlagen
- E-Mail Archivierung
- Portable offline Client
- Erstellung eigener Stempel für Dokumente
- Zusätzlicher Firewall-/ Malware- Schutz
- Administrationskonfigurationen
- Individuelle Regeln für das DMS
Und vieles mehr.
Welche Vorteile bietet ein Dokument Management System?
Grundsätzlich ist ein DMS für jeden (sowohl Privatpersonen als auch Unternehmen) geeignet, der mit großen Mengen an Dokumenten zu kämpfen hat. Das Ziel der Software ist es, auftretendes Papierchaos zu beseitigen, die Wiederauffindbarkeit von Dokumenten zu erleichtern und diese sicher digital zu archivieren. Lästige Papierarbeit soll der Vergangenheit angehören, um somit den Workflow & Produktivität von Mitarbeitern deutlich zu steigern.
Ein weiterer Vorteil ist die Möglichkeit von überall und zu jeder Zeit auf alle Dokumente zugreifen zu können. Dokument Management Systeme sind auf mobile Endgeräte angepasst und erlauben es einem im Zug oder Bus auf wichtige Dateien oder Dokumente zuzugreifen und diese bei Bedarf sogar zu bearbeiten. Administratoren können Freigaben an Mitarbeiter verteilen, sodass diskrete Dokumente nur von autorisierten Personen eingesehen oder bearbeitet werden können.
Herkömmliche Aktenschränke werden mit der vorschreitenden Digitalisierung immer mehr obsolet, da ein Dokument Management System die Archivierung und Auffindbarkeit von Dokumenten vereinfacht & verbessert.
Auftretende Schwierigkeiten bei einem DMS
Dokument Management Systeme sind zwar sehr praktisch und komfortabel, jedoch gibt es durchaus auch Schwierigkeiten, die mit einer solchen Software einhergehen. Hacker- oder DDOS- Angriffe, Malware, Systemabstürze sowie Stromausfälle sind alles potenzielle Gefahren für Ihr Dokument Management System. Für den Betrieb eines DMS werden also professionelle Serverstrukturen benötigt, welche nicht nur täglich überwacht, sondern auch gründlich gewartet werden. Des Weiteren könnten Mitarbeiter durch die schiere Vielfalt und Menge der Funktionen überfordert sein. Um dem entgegenzuwirken, empfiehlt es sich, ein Lernseminar oder Beratungsgespräch zu dem Thema Dokument Management System zu besuchen. Ein weiterer Nachteil eines DMS ist es, dass trotz forstreitender Digitalisierung, bestimmte Behörden, Steuerberater oder Finanzämter unternehmensrelevante Dokumente und Dateien dennoch physisch vorgelegt bekommen wollen. Die Software bietet aber auch hierfür eine einfache Lösung, da Dokumente schnell kopiert und ausgedruckt bzw. versendet werden können.
